Cuando un conjunto residencial no logra reunir el quórum necesario en asambleas, la administración queda atrapada. Así lo refleja una consulta que recibe la abogada asesora de propiedad horizontal Nora Pabón Gómez: un conjunto requiere el 70 por ciento de asistencia para aprobar decisiones importantes como implementar multas o cambiar la forma de actualizar cuotas de administración, pero nunca logra ese porcentaje de propietarios presentes.

La respuesta legal es más flexible de lo que muchos administradores piensan. Pabón explica que el quórum del 70 por ciento solo aplica para casos muy específicos enumerados en el artículo 46 de la Ley 675 de 2001. Para otros temas, es posible convocar asambleas no presenciales o usar segunda convocatoria si falla la primera. Además, el reglamento de propiedad horizontal puede permitir que los propietarios deleguen su voto a través de poderes, incluso a personas que no sean propietarios, como arrendatarios. Lo clave está en preparar las asambleas con reuniones previas que creen conciencia sobre la importancia de participar, y considerar factores como el lugar, la hora y la comodidad de los asistentes.

El segundo problema que plantean los lectores es más delicado: ¿qué tan legal es que la administración comunique cambios importantes, como el número de una nueva cuenta bancaria, únicamente por un grupo de WhatsApp? Un propietario pagó en la cuenta anterior y perdió el descuento por pronto pago porque el dinero no se identificó y pasaron seis meses antes de resolver la situación.

Según Pabón, aunque WhatsApp es un medio válido para comunicaciones generales, "no se puede obligar a una persona a pertenecer a un grupo determinado" ni sustituye automáticamente los canales oficiales de notificación. La abogada subraya que "la administración debe procurar utilizar los canales de comunicación institucionales y razonablemente idóneos para garantizar que la información llegue a conocimiento de los propietarios". Lo recomendable es centralizar notificaciones formales en correo electrónico, que ofrece mayor trazabilidad y valor probatorio.

Sin embargo, determinar responsabilidades en estos casos requiere analizar todas las circunstancias. ¿Se informó del cambio de cuenta por otros medios además de WhatsApp, como circulares o carteleras? ¿Cuánto tiempo antes se comunicó? ¿El propietario actuó con diligencia al hacer un pago en una cuenta que ya no funcionaba y tardó seis meses en reportarlo? Pabón señala que "la determinación de responsabilidades dependerá de la suficiencia de la información suministrada, de los medios utilizados para comunicar el cambio de cuenta bancaria y de la diligencia observada por cada una de las partes".

Si administración y propietario no logran acuerdo, existe recurso: presentar un derecho de petición ante la administración y el consejo pidiendo revisión del caso. Si eso tampoco funciona, la Ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal prevén mecanismos de solución de conflictos. Lo importante es que conjuntos y administradores no asuman que comunicar por WhatsApp, por sí solo, es suficiente para decisiones que generan consecuencias legales.