A finales de marzo la mayoría de edificios y conjuntos residenciales cumplen con sus asambleas ordinarias, tal como lo exige la Ley 675 de 2001. Pero cuando ya han pasado estas reuniones, aparecen las complicaciones: algunos propietarios descubren irregularidades formales que requieren subsanación, o miembros del Consejo de Administración rechazan el cargo después de haber sido elegidos.

La pregunta que más surge es qué pasa cuando es necesario convocar a una nueva asamblea poco después de la primera. Según explicó la abogada Nora Pabón Gómez en su columna de asesoría jurídica de El Tiempo, esta no sería técnicamente una segunda convocatoria ni tampoco una asamblea por derecho propio. La segunda convocatoria solo ocurriría si la primera sesión no pudo realizarse por falta de quórum. La asamblea por derecho propio, por su parte, sucede cuando los propietarios no fueron convocados en el plazo que establece la ley.

En cambio, cuando hay que reunirse de nuevo para subsanar defectos formales o designar nuevamente los cargos rechazados, la reunión tendría carácter de ordinaria o extraordinaria. Si es extraordinaria, ya no la convoca el administrador sino el Consejo de Administración designado, el revisor fiscal, o un grupo de propietarios que representen al menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.

Respecto al acta de la asamblea, la ley establece requisitos mínimos que no pueden omitirse: indicar si es ordinaria o extraordinaria, cómo se convocó, el orden del día tratado, nombres y calidades de los asistentes con sus coeficientes, y los votos emitidos. El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la reunión. Este documento es fundamental porque actúa como prueba ante cualquier disputa sobre lo decidido en la asamblea.

Pabón Gómez recomendó que en el acta consten los asuntos tratados, los votos a favor y en contra, y las decisiones tomadas. Los soportes de estas decisiones pueden anexarse. También sugirió revisar la Sentencia C-190 de 2019 de la Corte Constitucional, que aunque no falló sobre el tema, hizo reflexiones importantes sobre la importancia de las actas como medio probatorio y los plazos para impugnarlas.