Cuando empresas y personas revisan sus declaraciones de renta, retenciones o pagos de IVA, descubren frecuentemente que tienen dinero a su favor ante la Dian. La duda que viene después es casi automática: reclamar ese saldo o dejarlo quieto para evitar que la autoridad tributaria inicie una auditoría. Los expertos tributarios son claros en su respuesta: pedir la devolución no debería ser visto como un riesgo si todo está correctamente declarado y documentado.

El mito más extendido es que solicitar una devolución automáticamente dispara una auditoría completa. Según Olga Tapias, socia de impuestos de Russell Bedford Bogotá, esto no es así. La Dian realiza cruces de información y validaciones normales sin que eso implique necesariamente una fiscalización profunda. Lo que sí existe es miedo infundado entre contribuyentes que prefieren dejar pasar años sin reclamar sus recursos, una decisión que termina afectando la liquidez de sus negocios. La realidad es que cada valor reportado necesita trazabilidad clara, es decir, debe poder identificarse quién hizo la retención, cuándo se realizó el pago y qué documento soporta la operación.

Antes de presentar cualquier solicitud, hay verificaciones clave. Primero, confirmar que el saldo a favor efectivamente aparezca en la declaración tributaria, que no haya sido usado anteriormente y que aún esté dentro del plazo legal. La solicitud debe presentarse dentro de dos años siguientes al vencimiento del plazo para declarar. Documentos como el RUT, firma electrónica, certificados, facturas y certificación bancaria deben estar vigentes. Para empleados, pensionados e independientes, los certificados de retención son fundamentales. Para empresas y responsables de IVA, las facturas electrónicas deben demostrar operaciones reales y coherentes con la actividad económica declarada. Como explica Tapias, "la Dian no mira solo una cifra final. También revisa la ruta: quién intervino, si la factura corresponde a una operación real y si todo encaja con lo reportado por otros".

Las desactualizaciones en el Registro Único Tributario son la principal causa de demoras. Direcciones antiguas, correos desactualizados, cambios en la actividad económica o representantes legales no registrados pueden bloquear el proceso. En empresas, la información también debe coincidir con los registros de la Cámara de Comercio. La cuenta bancaria es otro elemento crítico: debe corresponder a una cuenta activa, estar a nombre del solicitante y haber sido expedida por una entidad financiera vigilada. Si los nombres, números de identificación o razón social no coinciden con lo registrado en el RUT, el trámite presenta inconvenientes.

Un punto que muchos contribuyentes confunden es la diferencia entre devolución y compensación. La devolución significa recibir dinero en efectivo, mientras que la compensación consiste en usar ese saldo para pagar obligaciones pendientes con la Dian. Si existen deudas tributarias vigentes, la entidad puede cruzar primero esos valores antes de autorizar cualquier giro a favor del contribuyente.

Los tiempos de respuesta dependen del tipo de trámite. Con devolución automática, la Dian puede responder en aproximadamente 15 días. Si la solicitud incluye garantía, el plazo sube a 20 días. En otros casos, puede extenderse hasta 50 días. La mayoría de inadmisiones responden a errores formales que pueden corregirse dentro de los plazos establecidos. Tapias advierte que acumular saldos sin reclamarlos durante años también puede generar cuestionamientos posteriores, especialmente si la información no está debidamente soportada. "No hacerlo tampoco es la solución: acumular años de saldos sin pedirlos puede generar más dudas que reclamarlos", afirma.